Freelancer, Selbständige und GmbH in Deutschland

Wenn Sie als Neuankömmling Ihr eigenes Business starten wollen, erklärt dieser Leitfaden alle Optionen. Wichtigste Entscheidung: die richtige Rechtsform.

Drei Hauptformen

1. Freiberufler (freier Beruf)

Nach § 18 EStG Katalog:

• Arzt, Zahnarzt, Psychotherapeut
• Anwalt, Steuerberater, Notar
• Ingenieur, Architekt, Stadtplaner
• Autor, Journalist, Übersetzer
• Künstler, Musiker, Designer
• Softwareentwickler, Data Scientist, AI Engineer
• Berater (Management, IT, Wissenschaft)
• Lehrer, Trainer

Vorteile:

• Keine Gewerbeanmeldung
• Keine Gewerbesteuer
• Einfache Buchführung, nur EAR
• Start kostenlos

Nachteile:

• Grenze zu Gewerbe manchmal unklar, Finanzamt entscheidet
• Bei Grenzfall Steuerberater vor Start

2. Gewerbe (Handel/Industrie)

Alles, was kein Freiberufler ist:

• Online-Shop (Shopify, Amazon FBA)
• Restaurant, Café, Laden
• Bau, Industrie
• Cleaning, Logistik
• Marketing
• SaaS-Produkt (manchmal)

Vorteile:

• Klare Rechtslage, einfache Rechnungen

Nachteile:

• Gewerbeanmeldung (~20 Euro)
• Gewerbesteuer (Freibetrag 24500 Euro)
• IHK Pflicht (~50 bis 200 Euro/Jahr)
• Detaillierte Buchführung ab hohem Umsatz

3. UG (Unternehmergesellschaft / Mini-GmbH)

• Mindestkapital: 1 Euro
• 25 Prozent Gewinn ansparen bis 25000 Euro
• Dann Umwandlung in GmbH möglich
• Haftungsbeschränkung
• Körperschaftsteuer ~15 Prozent + Solidarität

4. GmbH

• Mindestkapital: 25000 Euro (mind. Hälfte bar)
• Höchstes Prestige in Deutschland
• Körperschaftsteuer ~15 Prozent + Gewerbesteuer
• Geschäftsführer-Gehalt → Lohnsteuer

Entscheidungshilfe

Was ist mein Beruf?
├── Freier Beruf (§ 18 EStG)
│   └── Freiberufler, einfachste Form
├── Handel/Industrie
│   ├── Umsatz < 50.000 Euro?
│   │   └── Gewerbe (Einzelunternehmer)
│   ├── Haftungsbeschränkung gewünscht?
│   │   ├── Kein Kapital
│   │   │   └── UG
│   │   └── 25.000 Euro+ Kapital
│   │       └── GmbH
│   └── Mehrere Partner?
│       └── GmbH oder OHG

Schritt für Schritt: Freiberufler

Schritt 1: Aufenthaltstitel prüfen

• § 21: voll erlaubt
• § 18g (Blue Card): Hauptjob first, Nebenbeschäftigung mit Genehmigung
• § 18b/c: Nebenbeschäftigung mit Genehmigung
• § 16b: max 20 Std/Woche + Genehmigung
• § 9: voll erlaubt
• § 28: voll erlaubt

Bei Genehmigungspflicht: E-Mail an Ausländerbehörde mit Business-Unterlagen.

Schritt 2: Steuernummer vom Finanzamt

1. www.elster.de oder Papier

2. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

3. Angaben: Tätigkeit, Umsatzprognose, Adresse, IBAN, Kleinunternehmer ja/nein

4. Online senden

5. Steuernummer in 2 bis 8 Wochen per Post

Schritt 3: Kleinunternehmer-Entscheidung

Grenze 2025: Umsatz < 25000 Euro und Prognose < 100000 Euro

Kleinunternehmer wenn:

• B2C-Kunden (kein VAT-Rückerstattungsbedarf)
• Einfache Buchführung gewünscht
• Niedriger Umsatz im ersten Jahr

Regelbesteuerung (VAT) wenn:

• B2B-Kunden (VAT neutral für sie)
• Vorsteuer auf Ausgaben zurückholen
• Umsatz sicher über 25000 Euro

Hinweis: Kleinunternehmer-Wahl bindet 5 Jahre. Im Zweifel VAT wählen.

Schritt 4: Geschäftskonto

Bank	Für	Kosten
Kontist	Digital-Freelancer	ab ~9 Euro/Monat
Holvi	Kleine Unternehmen	ab ~9 Euro/Monat
N26 Business	Solo, einfach	ab ~9 Euro/Monat
DKB Business	Hohes Volumen	mittel
Penta/Qonto	UG/GmbH	ab ~15 Euro/Monat

Schritt 5: Buchhaltungssoftware

• Lexware Office: ~12 Euro/Monat
• sevDesk: ~8 Euro/Monat
• Excel: nur für einfache Kleinunternehmer

Schritt 6: Erste Rechnung

Pflichtangaben:

1. Name und Adresse (Sie + Kunde)
2. Steuernummer oder USt-IdNr
3. Rechnungsnummer (fortlaufend)
4. Ausstellungsdatum
5. Leistungsdatum
6. Leistungsbeschreibung
7. Nettobetrag
8. VAT (19 oder 7 Prozent) oder Kleinunternehmer-Hinweis
9. Bruttobetrag
10. Bankverbindung

Kleinunternehmer: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Versicherungen für Freelancer

1. Krankenversicherung (Pflicht)

• GKV freiwillig: ~210 bis 900 Euro
• PKV: altersabhängig, manchmal günstiger für Junge

2. Künstlersozialkasse (KSK)

Für Künstler, Autoren, Journalisten, Designer, Musiker:

• Hälfte der Versicherung zahlt KSK
• Einkommen > 3900 Euro/Jahr
• Spart 2000 bis 3000 Euro/Jahr

3. Rentenversicherung

Freiwillig, aber:

• Ohne Rentenbeiträge keine Niederlassungserlaubnis (60 Monate)
• Mindestbeitrag ~100 Euro/Monat empfohlen

4. Berufshaftpflicht

Bei Beratung, Entwicklung, Design: ~10 bis 50 Euro/Monat

5. Krankentagegeld

GKV ab Tag 43, erste 6 Wochen ohne Einkommen. Zusatzversicherung ~20 bis 80 Euro/Monat

Steuern im Überblick

Freiberufler:

1. Einkommensteuer (14 bis 45 Prozent)
2. Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent der ESt, nur hohes Einkommen)
3. Kirchensteuer (8 bis 9 Prozent, wenn angemeldet)
4. Umsatzsteuer (19 oder 7 Prozent), wenn nicht Kleinunternehmer

Gewerbe:

Alles oben plus Gewerbesteuer (Freibetrag 24500 Euro, Hebesatz je Stadt)

GmbH/UG:

Körperschaftsteuer ~15 Prozent, Gewerbesteuer, Lohnsteuer für Geschäftsführer, Kapitalertragsteuer 25 Prozent auf Ausschüttungen

Wichtige Hinweise für Neuankömmlinge

1. § 21 Visum, Gründer-Weg

Vor Einreise aus dem Iran:

• § 21 Visum für Selbständige
• Tragfähiger Businessplan
• Finanznachweis ~10000 bis 50000 Euro
• Regionaler wirtschaftlicher Nutzen
• Nach 3 Jahren Erfolg → Niederlassungserlaubnis

2. Kunden im Iran, Sanktionen

• Einkommen melden (Welteinkommensprinzip)
• Deutsche Banken akzeptieren Iran-Zahlungen nicht → Wise, PayPal (limitiert)
• Iran-Transaktionen können Konto schließen
• Besser: Zahlung über Drittland

3. Steuerberater fast Pflicht

Kosten: 800 bis 2500 Euro/Jahr Ersparnis: oft 5000 bis 20000 Euro Steuer

• Persischsprachige Steuerberater in Großstädten
• Kosten voll absetzbar

4. PayPal, Stripe, international

• PayPal Business: einfach, teuer (~2,9 Prozent + 0,35 Euro)
• Stripe: best für SaaS
• Wise Business: beste FX-Kurse

5. GmbH-Name

• "GmbH" oder "UG (haftungsbeschränkt)" im Namen
• Einzigartig, IHK-Check vor Anmeldung

6. Notar für GmbH/UG

• Notar: ~400 bis 800 Euro
• Handelsregister: ~150 Euro
• Gesamt GmbH-Gründung: ~2000 bis 3000 Euro

7. Buchführung ab Tag 1

• Jede Rechnung (fortlaufende Nummer!)
• Jeder Beleg
• Bankauszüge
• Kundenverträge

Lexoffice/sevDesk ab Start, Fehler sind teuer.

8. GmbH auflösen

Liquidation dauert 12 bis 18 Monate, kostet 2000 bis 5000 Euro. Grund für UG-Start.

Checkliste

Vor Start:

• Aufenthaltstitel: Business erlaubt? Sonst Ausländerbehörde
• Form wählen: Freiberufler / Gewerbe / UG / GmbH
• Steuerberater finden
• Businessplan schreiben
• Geschäftskonto (Kontist, Holvi, N26 Business)

Woche 1:

• Freiberufler: ELSTER Fragebogen
• Gewerbe: Gewerbeamt
• GmbH/UG: Notar + Handelsregister
• Krankenkasse updaten
• Lexoffice starten

Vor erster Rechnung:

• Steuernummer erhalten?
• Rechnungsvorlage (Deutsch)
• Kleinunternehmer oder VAT
• Standardvertrag mit Kunde

Erstes Jahr:

• Umsatzsteuervoranmeldung (wenn VAT)
• EAR oder Bilanz
• Steuererklärung bis 31. Juli
• KSK prüfen
• Rentenversicherung bei hohem Einkommen

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